Procedimiento para la entrega de expedientes académicos

Quito, 11 de septiembre de 2020

El Ministerio de Educación dio a conocer los lineamientos para la entrega de expedientes académicos por parte de las instituciones educativas particulares y fiscomisionales del Sistema Educativo Nacional.

El expediente académico es el archivo del registro de matrículas y promociones debidamente legalizadas del estudiante, con este se garantiza el derecho a la educación de los niños, niñas y adolescentes que realicen un cambio de institución educativa.

Por lo que esta cartera de Estado ha establecido el procedimiento de entrega de los expedientes académicos en caso de cambio de institución educativa para los procesos de matriculación ordinaria y extraordinaria.

El procedimiento para la entrega es el siguiente:

  • El Representante legal, realizará la solicitud a la IE, de entrega del expediente académico de su representado.
  • La IE receptará la solicitud y en el plazo máximo de 8 días dará respuesta a la misma, remitiendo el expediente académico original del estudiante, sin solicitar ningún requisito o información adicional a la solicitud.
  • En caso de que, dentro del plazo contemplado, la IE no dé respuesta a la solicitud realizada por el representante legal, este podrá solicitar que se realice la entrega del expediente académico por medio del Distrito Educativo al que pertenece la IE, para lo cual deberá realizar la solicitud dirigida al Distrito Educativo, poniendo como antecedente y adjuntando una copia de la solicitud dirigida a la IE.
  • 4El Distrito Educativo, una vez receptada la solicitud del representante legal, en el plazo máximo de 3 días solicitará a la IE la entrega del expediente del estudiante.
  • La IE, en el plazo de máximo de 5 días deberá realizar la entrega del expediente académico original al Distrito Educativo.
  • Una vez receptado el expediente académico del estudiante entregado por parte de la IE, el Distrito Educativo realizará la entrega de este al representante legal, dejando constancia del número de fojas del expediente entregado.

Cabe señalar que una vez que se haya entregado el expediente al representante legal del estudiante, es responsable de la custodia de este hasta su entrega en la institución educativa, y debe verificar que el mismo se encuentre completo y que la documentación sea la original, por su parte, la institución deberá guardar en sus archivos una copia certificada del expediente entregado.